大型會(huì)議規(guī)劃方案預(yù)算方案是會(huì)議規(guī)劃的重要組成部分。如何做好會(huì)議預(yù)算？在這里，會(huì)務(wù)策劃公司告訴大家，會(huì)議策劃的費(fèi)用主要由以下幾個(gè)部分組成。

一、運(yùn)輸成本
       （1） 從出發(fā)地到會(huì)議地點(diǎn)的交通費(fèi)用-包括航班、鐵路、公路、客船，以及從目的站、機(jī)場、碼頭到住宿地的交通費(fèi)用
       （2） 會(huì)議期間的交通費(fèi)-主要是會(huì)議場所的交通費(fèi)，包括住宿地到俱樂部的交通費(fèi)、俱樂部到餐飲場所的交通費(fèi)、俱樂部到商務(wù)交流場所的交通費(fèi)、商務(wù)考察的交通費(fèi)以及其他參與者可能使用的預(yù)定交通工具。
       （3） 歡迎和回程運(yùn)輸-包括航班、鐵路、公路、客船和到機(jī)場、車站和港口的住宿。

二、場地費(fèi)用
       （1）會(huì)議場地的租用——一般來說，場地的租用已經(jīng)包括了一些常用的設(shè)施，如激光筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺(tái)、白板或黑板、油筆、粉筆等，但不包括一些非常規(guī)的設(shè)施——如投影設(shè)備、臨時(shí)裝飾等，展臺(tái)等，當(dāng)需要安裝非主席臺(tái)的發(fā)言線路時(shí)，可能需要另一個(gè)預(yù)算。
       （2） 場地安排費(fèi)-如果不需要，這部分費(fèi)用通常包含在場地租賃費(fèi)中。如有特殊要求，可咨詢專業(yè)會(huì)務(wù)策劃公司。
 

三、其他支持成本
       這些支持通常包括活動(dòng)策劃和印刷、禮儀、秘書服務(wù)、交通和倉儲(chǔ)、娛樂和醫(yī)療、媒體、公共關(guān)系等。根據(jù)這些支持的臨時(shí)性質(zhì)，如果會(huì)議組織者單獨(dú)尋找這些行業(yè)支持，成本可能高于市場價(jià)格。如果由專業(yè)會(huì)務(wù)策劃公司代理，將獲得相對低廉的價(jià)格和專業(yè)的服務(wù)支持。

四、住宿費(fèi)用
       值得注意的是，住宿費(fèi)中有些是全價(jià)，有些還需要額外的政府稅收。對于會(huì)議活動(dòng)，住宿可能是主要費(fèi)用之一。尋找專業(yè)的會(huì)務(wù)策劃公司通常可以獲得更好的折扣。
       正常的住宿費(fèi)不僅與酒店星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)、房間類型等因素有關(guān)，還與客房內(nèi)的開放式服務(wù)項(xiàng)目有關(guān)，如是否進(jìn)行長途通訊、洗漱換洗、迷你吧飲品、一次性換衣、上網(wǎng)等，客房內(nèi)水果供應(yīng)及其他服務(wù)是否開放。會(huì)議組織者應(yīng)明確酒店應(yīng)關(guān)閉或開放的服務(wù)項(xiàng)目和范圍。

五、餐飲費(fèi)用
       會(huì)議的餐飲費(fèi)用可以是簡單的，也可以是復(fù)雜的，這取決于會(huì)議策劃的議程需要和會(huì)議的目的。
       早餐一般是自助餐，當(dāng)然也可以圍桌吃飯，費(fèi)用是按人數(shù)計(jì)算的（但考慮到會(huì)議就餐的特殊性和原材料的準(zhǔn)備，估計(jì)吃飯人數(shù)與實(shí)際吃飯人數(shù)不應(yīng)相差15%，或者餐廳有理由拒絕按實(shí)際就餐人數(shù)結(jié)算——而是按預(yù)定人數(shù)收取費(fèi)用）
       中餐和午餐基本上屬于晚餐，可以采取數(shù)字預(yù)算-自助餐、按桌預(yù)算-圓桌的形式。如果主人希望飲料由自己購買而不是由餐廳提供，餐廳可能會(huì)收取一定的服務(wù)費(fèi)。
       一般來說，如果在一家高星級(jí)酒店的餐廳用餐，餐廳拒絕讓主人帶飲料出來消費(fèi)。如果餐館能把飲料拿出來消費(fèi)，通常需要收取服務(wù)費(fèi)。在高星級(jí)酒店舉辦會(huì)議宴會(huì)，一般在基本消費(fèi)水平上加收15%的服務(wù)費(fèi)。

六、視聽設(shè)備的成本
       通常可以忽略不計(jì)，除非是在室外進(jìn)行。如果為了公關(guān)效果必須在戶外進(jìn)行，那么視聽設(shè)備的預(yù)算就比較復(fù)雜，包括：
       （2） 設(shè)備的運(yùn)輸、安裝調(diào)試及控制技術(shù)人員的支持費(fèi)用可委托給會(huì)務(wù)策劃公司
       （3） 音源-主要用于背景音樂和娛樂音樂。主辦單位可以攜帶或者委托代理人

七、雜費(fèi)
      是指會(huì)議活動(dòng)過程中的一些臨時(shí)安排所發(fā)生的費(fèi)用，包括印刷、臨時(shí)運(yùn)輸和裝卸、紀(jì)念品、模型和禮儀服務(wù)、臨時(shí)道具、傳真和其他通訊、快遞服務(wù)、翻譯、臨時(shí)商務(wù)車輛等。

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