大型會議規(guī)劃方案預(yù)算方案是會議規(guī)劃的重要組成部分。如何做好會議預(yù)算？在這里，會務(wù)策劃公司告訴大家，會議策劃的費用主要由以下幾個部分組成。

一、運輸成本
       （1） 從出發(fā)地到會議地點的交通費用-包括航班、鐵路、公路、客船，以及從目的站、機場、碼頭到住宿地的交通費用
       （2） 會議期間的交通費-主要是會議場所的交通費，包括住宿地到俱樂部的交通費、俱樂部到餐飲場所的交通費、俱樂部到商務(wù)交流場所的交通費、商務(wù)考察的交通費以及其他參與者可能使用的預(yù)定交通工具。
       （3） 歡迎和回程運輸-包括航班、鐵路、公路、客船和到機場、車站和港口的住宿。

二、場地費用
       （1）會議場地的租用——一般來說，場地的租用已經(jīng)包括了一些常用的設(shè)施，如激光筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺、白板或黑板、油筆、粉筆等，但不包括一些非常規(guī)的設(shè)施——如投影設(shè)備、臨時裝飾等，展臺等，當(dāng)需要安裝非主席臺的發(fā)言線路時，可能需要另一個預(yù)算。
       （2） 場地安排費-如果不需要，這部分費用通常包含在場地租賃費中。如有特殊要求，可咨詢專業(yè)會務(wù)策劃公司。
 

三、其他支持成本
       這些支持通常包括活動策劃和印刷、禮儀、秘書服務(wù)、交通和倉儲、娛樂和醫(yī)療、媒體、公共關(guān)系等。根據(jù)這些支持的臨時性質(zhì)，如果會議組織者單獨尋找這些行業(yè)支持，成本可能高于市場價格。如果由專業(yè)會務(wù)策劃公司代理，將獲得相對低廉的價格和專業(yè)的服務(wù)支持。

四、住宿費用
       值得注意的是，住宿費中有些是全價，有些還需要額外的政府稅收。對于會議活動，住宿可能是主要費用之一。尋找專業(yè)的會務(wù)策劃公司通?？梢垣@得更好的折扣。
       正常的住宿費不僅與酒店星級標(biāo)準(zhǔn)、房間類型等因素有關(guān)，還與客房內(nèi)的開放式服務(wù)項目有關(guān)，如是否進行長途通訊、洗漱換洗、迷你吧飲品、一次性換衣、上網(wǎng)等，客房內(nèi)水果供應(yīng)及其他服務(wù)是否開放。會議組織者應(yīng)明確酒店應(yīng)關(guān)閉或開放的服務(wù)項目和范圍。

五、餐飲費用
       會議的餐飲費用可以是簡單的，也可以是復(fù)雜的，這取決于會議策劃的議程需要和會議的目的。
       早餐一般是自助餐，當(dāng)然也可以圍桌吃飯，費用是按人數(shù)計算的（但考慮到會議就餐的特殊性和原材料的準(zhǔn)備，估計吃飯人數(shù)與實際吃飯人數(shù)不應(yīng)相差15%，或者餐廳有理由拒絕按實際就餐人數(shù)結(jié)算——而是按預(yù)定人數(shù)收取費用）
       中餐和午餐基本上屬于晚餐，可以采取數(shù)字預(yù)算-自助餐、按桌預(yù)算-圓桌的形式。如果主人希望飲料由自己購買而不是由餐廳提供，餐廳可能會收取一定的服務(wù)費。
       一般來說，如果在一家高星級酒店的餐廳用餐，餐廳拒絕讓主人帶飲料出來消費。如果餐館能把飲料拿出來消費，通常需要收取服務(wù)費。在高星級酒店舉辦會議宴會，一般在基本消費水平上加收15%的服務(wù)費。

六、視聽設(shè)備的成本
       通?？梢院雎圆挥?，除非是在室外進行。如果為了公關(guān)效果必須在戶外進行，那么視聽設(shè)備的預(yù)算就比較復(fù)雜，包括：
       （2） 設(shè)備的運輸、安裝調(diào)試及控制技術(shù)人員的支持費用可委托給會務(wù)策劃公司
       （3） 音源-主要用于背景音樂和娛樂音樂。主辦單位可以攜帶或者委托代理人

七、雜費
      是指會議活動過程中的一些臨時安排所發(fā)生的費用，包括印刷、臨時運輸和裝卸、紀念品、模型和禮儀服務(wù)、臨時道具、傳真和其他通訊、快遞服務(wù)、翻譯、臨時商務(wù)車輛等。

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