任何一個(gè)大型會(huì)議策劃方案的會(huì)議管理都可以分為五個(gè)步驟：會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)議開(kāi)始、會(huì)議主持、會(huì)議總結(jié)和后續(xù)實(shí)施。俗話說(shuō)，會(huì)議管理是核心，活動(dòng)管理是目標(biāo)。因此，要想成功地組織一次大規(guī)模的會(huì)議，關(guān)鍵是要做好會(huì)前準(zhǔn)備。所謂會(huì)議策劃是一個(gè)整合和分配資源的過(guò)程。它的基礎(chǔ)是控制會(huì)議的風(fēng)險(xiǎn)，發(fā)揮會(huì)議的效果。會(huì)議要開(kāi)得好，就要盡早控制風(fēng)險(xiǎn)。一般來(lái)說(shuō)，會(huì)議活動(dòng)中最可能出現(xiàn)的錯(cuò)誤在會(huì)議的不同階段是不同的。

       （1）會(huì)議主題和日程安排不明確，任務(wù)分配不明確，與會(huì)人員針對(duì)性不強(qiáng)，與會(huì)人員準(zhǔn)備不充分。
       （2）會(huì)議程序過(guò)于復(fù)雜和冗長(zhǎng)，主持人能力有限，主題自由變化，與會(huì)人員水平參差不齊。
       （3）會(huì)議上消極而乏味的討論超出了本專題的范圍。會(huì)議的過(guò)程很長(zhǎng)，往往表現(xiàn)為談判而不是決定。
       （4）會(huì)議效果不明顯，工作安排沒(méi)有針對(duì)性，會(huì)議沒(méi)有組織和總結(jié)。
       （5）會(huì)議結(jié)束后沒(méi)有及時(shí)有效的跟蹤和信息反饋。

       會(huì)務(wù)活動(dòng)公司認(rèn)為會(huì)議本身是一種非常重要的管理工具和手段，通過(guò)會(huì)議策劃，可以很好地控制會(huì)議的細(xì)節(jié)。與項(xiàng)目管理一樣，需要持續(xù)的監(jiān)控、調(diào)整和跟蹤，確保項(xiàng)目按時(shí)、高質(zhì)量的完成。例如，會(huì)議準(zhǔn)備的策劃包括制定會(huì)議目標(biāo)、選擇與會(huì)者、選擇會(huì)議時(shí)間、選擇會(huì)議地點(diǎn)、設(shè)置會(huì)議議程、分發(fā)會(huì)議通知等。

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